Proyecto principal
La Nueva Goleta Administración
Lo empecé para ordenar en un solo lugar las facturas, los precios, la caja y los gastos del restaurante. Hoy funciona en un entorno piloto y sigue mejorando con cada prueba.
Contexto
Trabajo en la administración de La Nueva Goleta. Cargar facturas a mano, seguir los precios, anotar la caja y los gastos: todo eso ocupaba horas y quedaba repartido en sitios distintos.
Problema
Buena parte de la administración se hacía de forma manual y la información quedaba repartida. Eso hacía más difícil controlar precios, gastos y proveedores.
Decisiones de producto
La decisión más importante fue no automatizar a ciegas. El OCR propone y la persona confirma: cada línea se puede revisar y corregir antes de entrar al sistema.
- Nadie da por buena una extracción sin revisarla.
- El documento original queda siempre al lado del dato.
- Reprocesar un documento no puede borrar el trabajo ya revisado.
- Perfiles separados para propietario, administrador, empleado y gestoría.
Solución
Construí un sistema que centraliza esos procesos, mantiene un historial y permite revisar cada dato antes de aprobarlo.
Funciones verificadas
- Carga y almacenamiento de facturas
- Extracción de información mediante OCR
- Lectura de productos según su posición dentro del documento
- Revisión y corrección de líneas extraídas
- Reprocesamiento seguro de documentos
- Memoria de alias y equivalencias por proveedor
- Emparejamiento con confianza alta, media o baja
- Normalización por litro, kilogramo o unidad
- Alertas de cambios de precios
- Gestión de caja diaria
- Registro de gastos y pagos
- Panel principal e informes
- Historial y auditoría
- Entorno piloto independiente
- Diseño responsive
- Preparación para perfiles de propietario, administrador, empleado y gestoría
Retos técnicos
- Cada proveedor manda la factura con un formato distinto, así que no sirve una plantilla única.
- El mismo producto aparece escrito de forma diferente según el documento. Por eso guardo alias por proveedor.
- Para comparar precios hay que normalizar unidades: no es lo mismo el precio por caja que por litro.
- El emparejamiento tiene que admitir la duda, así que devuelve un nivel de confianza en vez de un sí o un no.
Validación
Pruebo el sistema con documentos y situaciones del día a día en un entorno piloto separado del uso diario, así un error mío nunca toca los datos del restaurante.
Las capturas de esta página salen de ese entorno piloto, con datos de demostración.
Aprendizajes
- Conocer la operación por dentro cambia lo que construís: la mitad de estas funciones no se me habrían ocurrido desde fuera.
- Una automatización en la que no se confía no se usa. Dejar la revisión a la vista fue lo que hizo que se empezara a usar.
- La IA me acelera el desarrollo, pero decidir qué construir y qué dejar afuera sigue siendo trabajo mío.
Próximos pasos
- Ampliar el piloto a más tipos de documento y más proveedores.
- Terminar los perfiles de acceso diferenciados.
- Medir cuánto tiempo ahorra, con los datos del propio sistema.
